食堂6店舗の予約システム統合、利用者の利便性向上、フードロス削減を一気に実現。さらなる改善検討も継続中

食堂6店舗の予約方法が異なるうえ、人的な齟齬や食数の上限の未設定などにより、料理の提供に支障が生じていた

株式会社嵐山食堂について教えてください。

嵐山食堂は、太陽ホールディングスグループの従業員に出来立てで安心して食べられる食事、健康になれる料理を提供しています。食事の場を通して、従業員同士が和やかにコミュニケーションを取れることも目的とし、利益よりも利用者の満足度を価値としている食堂です。

システム導入前の課題について教えてください。

まず、食堂6店舗それぞれでランチの予約方法と来店時の確認方法が異なっていたことですね。そして、コロナ禍で利用時間枠の設定を細かくせざるを得ず、店舗ごとの工夫で乗り切った結果、利用者にとっての使いやすさからは離れてしまっていたのです。

そうしたなか、メイン料理の食数に上限を設定していなかったため、１つのメニューに予約が集中してしまい、食材が不足する、という事態が起こってしまいました。利用者の「満足」を考えたときに、料理や空間だけでなく、予約方法などのシステムも重要だということを改めて感じ、全店舗の予約システムを見直すことを決断しました。

ファンリードとの新システム開発チームでは、利用者にとって使いやすい流れを一緒につくっていった

ファンリードとの新システム開発チームは、どんなふうに進みましたか。

食堂のマネージメントチームとファンリードによる新システム開発チームでは、初めにミーティングを重ねて、蓄積していた課題の整理を行いました。以前は、利用者がGoolge FormとExcelの２つに、利用時間とメイン料理の選択を登録する必要があったので、二重登録による人的な間違いのほか、メイン料理の食数上限や予約の締め切り時間の設定も機能していませんでした。さらに来店時に、利用者自身が予約したメイン料理が分からなくなり違う料理を選んでしまうなど、数多くの問題点がありました。

洗い出した課題に対して優先順位を付けると同時に、オペレーションでカバーできることなのか、システムで解決できることなのかを仕分けていきました。システムに求められる機能だけでなく、オペレーションを含めてどういう流れであるべきか、利用者にとっての「使いやすさ」を一緒に考えていけたことは大きかったですね。初期の信頼関係の構築により、私たちも一方的にリクエストするのではなく、こういう場合はどうしたらいいのか、ということを相談し、提案し合いながら進められました。

新システムの導入はスムーズでしたか。

6店舗それぞれで、テスト期間を設けてから本導入を行いました。テストによって実際の使い勝手を確認し、利用者への案内や流れを整理できたことでシステム面の調整だけでなく、開発に関わっていなかった食堂スタッフも本導入に備えられました。店舗ごとに環境が異なる面もあるので、各店舗でのテストは有効だったと思います。

また、新システムの利用説明動画も作ってもらい、グループ内に利用イメージを伝えられたこともスムーズな導入をアシストしてくれました。

利用者と食堂側の双方にとって快適なサービスにつながり、フードロスも大幅に削減

システム導入でどんな点が変わりましたか。

6店舗での予約方法と来店時の確認方法が統一され、利用者にとっても私たち食堂スタッフにとっても快適なサービスにつながりました。当初の課題だった料理の食数制限や予約時間の締め切り設定はもちろん、特に変わったのは、利用者にとっての来店時の体験ではないでしょうか。来店時にQRコードをスキャンすることで利用者自身も予約した料理を確認でき、スムーズに料理を受け取ることができます。

食堂スタッフにとっては、来店された利用者の名前を聞いて、その日のランチリストを消し込んでいく、という手作業がなくなり、大きな負担減になりました。

フードロスの削減にも効果がありましたか。

予約数と実際に提供した食数との乖離が大幅に少なくなった効果は、食材の管理のしやすさに直結しています。一番大きな拠点である大阪の高槻では、以前はその乖離が20％ほどに達することもありましたが、予約通りに準備した料理をきちんとご提供できる仕組みができました。

今後、さらなる取り組みを検討されていますか。

本導入で終わりではなく、いまも利用者から「こういった機能が欲しい」といった要望が届きます。ファンリードとは引き続き、寄せられた要望を整理して重要度の高いものを導入し、バージョンアップしていくという流れをつくっているところです。IT企業とチームとして動ける体制なので、すぐに相談できる安心感があります。

今後は予約システム上のアレルギー表示などもより分かりやすくするなども検討しており、利用者が健康になれるおいしい料理と楽しく食事ができる場所を提供していきたいと思います。

システム構成図