これまでメールで行っていたグループ各社とのデータ授受をシステム化
繁忙期で200通/月を超えていたメール業務から解放！

グループ各社とのデータ授受で、繁忙期は200通/月を超えるメール送受信が発生

太陽ホールディングスグループについて教えてください。

化学品の製造・販売を主な事業としており、プリント基板で使用されるソルダーレジストでは世界シェアでトップクラスです。また、医療・医薬品、食糧・エネルギー、ICT等、化学をベースに多岐にわたる事業を展開しており、国内7社、海外17社の子会社をもつグローバル化学企業グループです。

システム導入前の課題について教えてください。

私たちの部署では、太陽ホールディングスグループとしての決算資料や経営管理資料の作成に向けて、グループ各社の財務諸表などを集約して計算しています。

各社の様々な部署から財務諸表だけでなく、販売データなど、各種資料を提出してもらうのですが、これまで各社との資料授受がすべてメールでした。このため、資料提出の依頼やお礼など、多いときには月に200通を超えるメールのやり取りが発生していました。

また、期末決算など、イベントごとの資料提出状況を一覧で確認できないため、確認作業だけでも膨大な時間がかかっていました。さらに、異動してきたメンバーが過去のメールを拾えないなど、業務の引き継ぎにおいても課題を感じていました。

部内でもそろそろシステムで解消したいという話は挙がっていて、SharePointやGoogleドライブなど、いくつかサービスを検討しました。

ですが、海外各社とのやり取りや、確定データを子会社側で編集させないといったアクセスコントロールなど、私たちが実現したい機能を満たすものを見つけられず、イチから開発することになりました。

グループ各社との間で毎月発生する資料のやり取りを一元管理。資料提出業務におけるミスや遅延が減少し、業務効率化を図る

システム開発の経緯を教えてください。

私たちにはイチからのシステム開発という経験がなかったので、初期の段階からファンリードの方にリードしてもらいながら進めました。

最初はざっくばらんに自分たちが実現したい内容を伝えていき、そこから要件定義をつくり、徐々に細かいところを具体化していきました。システムをつくり上げるなかで、パスワードのルールや、国ごとに異なる姓・名という名前の順番といった細部の調整など、必要な情報をヒアリングしてもらって反映していきました。

また、決算のスケジュールに合わせて開発・運用期限を設定していましたが、ファンリードとのチーム体制で密に連携をとることで、スケジュール通りにシステム化を進めることができました。

データ授受に関する作業時間が大幅に短縮

システム導入でどんな効果がありましたか。

国内各社間とシステムを利用開始して、海外各社にも利用範囲を拡大して使用していますが、当初自分たちがやりたかった内容はすべて満たせています。

今までは、メールだと1社ごとに検索して、データをダウンロードするという作業を繰り返していたのですが、新しいシステムでは、資料単位にソートして全社分の欲しい資料が一括でダウンロードできるようになりました。

また、データの授受をしている子会社の方から「メールより楽です」と連絡をもらったときはすごくうれしかったです。

本番利用しはじめてから、改善したいポイントなども見つかったので、これからもファンリードの方と相談しながら少しずつ改修してより良いものにしていきたいと思います。

システム構成図