年10回以上のセミナー運営を一元管理。属人化を防ぎ、「企画・参加しやすい体制」づくりを支えるAWS活用イベント管理システム

AWS

日本CDMO協会様

業種

団体・協会

事業内容

医薬品製造受託業務の適正実施、品質向上の推進、業界発展の推進

会員数

87社（2026年4月現在）

日本CDMO協会（JCDMOA、旧日本CMO協会）は、国内の医薬品開発製造受託機関（CDMO）各社が結集し、業界の発展や品質向上、国際競争力強化に取り組む業界団体です。2010年の設立以来、ガイドライン策定や研究活動、行政・製薬企業との連携を積極的に推進しています。同協会の「技術・人材育成委員会」では会員企業の技術者育成を目的とした技術セミナーを年10回以上実施しており、今回、この運営業務と協会全体の会員名簿管理を効率化するため「JCDMOA業務システム」を導入しました。同委員長を務めるユルマズ様（日医工株式会社）、協会の事務局長を務める竹内様（武州製薬株式会社）に、導入背景や手応えについて伺いました。

導入のポイント

課題1: 属人的なアナログ管理による運営負荷
セミナーの企画から参加申込・確定まで、全てメールとExcelで管理。事務局や委員会のメンバーは数年で交代するため、業務フローの把握やデータ共有が困難になり、引き継ぎに大きな労力を要していた。

導入後1: ワークフロー化による業務負荷削減
企画申請から告知、参加申込・確定までをシステム上で一元管理。業務が「見える化」されたことで、担当者が交代しても過去の状況を容易に参照でき、質の高い運営を継続できる体制が整った。

課題2: 手作業による工数とミスが起きやすい状況、心理的ストレス
大量のメール確認や連絡形式の不統一により、参加者名簿管理にミスが起きやすいリスクを抱えていた。各社に所属するメンバーでの運営のため、自社業務を抱えての協会業務とあって、その工数や心理的な負担が課題となっていた。

導入後2: システム化によるミス防止と、誰もが「企画しやすい」環境へ
データベース化によりセミナー参加連絡の受付漏れを根本から解消。システムが運営をガイドする役割を果たすため、経験の浅い担当者でも安心してセミナーを企画・実施できるようになった。

課題3: 情報の更新が滞りやすい協会会員名簿管理
会員企業の担当者情報が人事異動等で変わっても、事務局側のExcelに即座に反映されない。歴代の担当者が長年頭を悩ませてきた協会会員名簿の「鮮度」の問題が解決していなかった。

導入後3: 会員自身による更新で、常に「最新の名簿」を実現へ
会員企業が直接情報を更新できる仕組みにより、事務局側の更新負荷も軽減。企業内の組織変更に対応しやすい環境へ。

INDEX

企画から参加申込までの一連業務がアナログ管理。担当者の負荷増大と作業ミスの深刻化。

日本CDMO協会と技術・人材育成委員会について教えてください。

日本CDMO協会は、国内のCDMO（医薬品開発製造受託）産業の健全な発展や国内医薬品の安定供給と日本の医薬品製造の国際的競争力強化のために活動を続けています。その中で技術・人材育成委員会は、医薬品製造技術等に関わる人材育成・技術者の教育の一環として定期的に技術セミナーを実施しています。

セミナーは会員企業が持ち回りで主催者となり、企画した内容を委員会へ申請、内容確定後は会員に向けて告知をし、参加者の申し込みを受け付けます。これらの対応で行うやり取りは全てメールで行われ、管理はExcel等を使用していました。

協会や委員会の運営においてどんな課題がありましたか。

きっかけは、技術・人材育成委員会でのセミナー運営において、メールでの参加申込に対する「受付漏れ」が発生してしまったことです。当時、コロナ禍が明けて対面セミナーが再開され、協会の会員企業数も増加したことでセミナー回数は年10回以上に増えていました。技術・人材育成委員会のメンバーは各々、自社での通常業務を抱えながら運営に携わっているため、メールとExcelによる手作業の限界が来ていたのです。

また事務局側でも「名簿管理」が長年の課題でした。87社の会員企業では頻繁に人事異動が発生しますが、連絡手法もメールや対面時など様々で情報が散逸し、タイムリーに反映できない状況でした。歴代の事務局が整理プロジェクトを立ち上げては苦労するという歴史を繰り返してきました。セミナー運営の負荷軽減だけでなく、正確な名簿情報をリアルタイムに共有できる仕組みが、協会の持続可能性のために不可欠でした。

セミナー管理業務のワークフロー化と協会会員管理のシステム化により、委員会・協会事務局の双方での業務効率化を図る。

ファンリードとのシステム検討はどのように進められましたか。

ファンリードは当協会の賛助会員であり、過去に複数回、セミナーを主催されています。また、グループ内の製薬企業のDXも支援されているので私たちの業界課題を理解してくださるのではないか、という期待もあり、声をかけやすい存在でした。

実際にご相談して驚いたのは、そのヒアリング力とスピード感です。2025年7月に相談して、2か月後には理事会への提案資料まで揃っていました。理事会のメンバーも、提供された分かりやすい資料を見て、これならと即決でした。ファンリードの担当者が、私たちの拙い説明から課題をストーリー立てて整理してくださり、アウトプットの質も高かったため、他社と比較する必要すら感じませんでした。

その結果どのようなシステムが出来上がりましたか。

セミナー主催企業への依頼から、「企画・申請・承認・告知・申込・参加確定」という一連のワークフローを「JCDMOA業務システム」として構築してもらいました。チャット機能もあり、セミナーに関するコミュニケーションはこのシステム上で完結する想定です。

さらに、長年頭を悩ませてきた協会会員の「名簿管理」についてもご相談したところ、セミナー管理と統合した形でのシステムを提案していただきました。同じプラットフォーム上で会員情報とイベント情報を管理できるため、会員の皆様に複数システムのログインを強いることもありません。

一元管理により属人化を解消へ。次代へバトンを渡せる持続可能な運営体制の構築。

システム導入において、現場の反応はいかがですか。: ファンリードから、事務局側にも会員企業向けにも操作説明会を開いていただきました。まだ導入して間もないですが、セミナー主催者企業からは、ワークフロー化されたことで「何を、いつまでにすべきか」が明確になった、という意見をいただきました。これからシステム活用が浸透していくことで、主催企業、参加者、さらに委員会や協会事務局と、多くの関係者の業務負荷が軽減されることを期待しています。

今後の展望とファンリードへの期待をお聞かせください。

システムは「生き物」みたいなところがあると思っています。現時点では私たちの要望を満たしたシステムとなり満足していますが、運用していく中でこちらも欲が出てブラッシュアップしていきたい、というご相談もするかもしれません。ゆくゆくは他の委員会や定期総会の管理もこのシステムに集約していきたいと考えています。

ファンリードは開発者であると同時に、協会員としてシステムの利用者でもあります。利用者と同じ目線で「もっとこうすれば効率的になる」という提案をこれからも期待しています。このシステムを活用していき、次世代の委員長・副委員長が快くバトンを受け取れるような、スマートな協会運営を実現していきたいです。

システム構成図

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