資料の検索時間を短縮した伝票入力支援システムにより、業務効率化を実現。 AWSを利用したAI OCRとの連携システム導入

日に数百通の指示書の手入力、紙媒体の管理の負担

システム導入前の課題について教えてください。

株式会社マイ・スターズは、信頼と実績を持つ歯科技工物の製造・販売会社です。お客様の歯科医院様は多く、毎日多くの歯科技工物の製作指示書が届きます。その数平均して日に約200通。その指示書を毎日複数人のスタッフで半日かけて管理システムに手入力をしていました。

　　

それだけでなく、指示書は法律に基づき紙媒体で保管しており、時には15万通程度に及ぶ指示書の中から必要な指示書を探し出すこともありました。

　　

このように労力や時間のかかるアナログ作業がたくさんあり、何とかできないものかと模索していました。

面倒な手入力をOCRの力を借りて自動読み取り、データベースに保管することで楽々検索

ファンリードからはどのような提案がなされましたか。

ファンリードから、手書きの指示書のデータ化を提案いただきました。こちらとしては、指示内容の管理システムは既存のものを使いたいという要件があったためお伝えしたところ、CSV化して既存のシステムに取り込む設計をすることで要件も満たせるとのことでした。

　　

データ化にあたっては、手順を変更することで歯科医院様の負担とならないよう、従来の紙ベースでの収集は維持。紙のデータを読み取ることでOCRで文字を読み取りデータベースに格納することを実現いただきました。

提案された内容のなかで、印象的だったものはありましたか。

もともと一番の狙いは入力担当者が一から手入力する必要をなくし、読み取られた内容の確認・修正作業のみになることでした。一方で、同時に抱えていた別の課題も解消しようと、データベース化した指示書のデータを検索できるようにすることも提案してくださいました。

　　

指示書の情報を確認する場合には、検索画面で患者様や歯科医院様の情報から指示書を検索できるような仕様にできました。出先で使用することを想定したため、検索画面へのアクセスに顔認証も取り入れることでセキュリティとスムーズなログインも実現しました。

　　

こちらから提示する達成したい事項や、その他課題を併せて解決してくれたのがとても印象的でしたね。

営業活動の効率化への第一歩を低コストで実現

システム導入でどんな効果がありましたか。

本システムの導入により何より大きかった効果は検索機能でした。検索担当者は膨大な紙の中から該当の情報を探し出す時間とストレスから解放され、必要な時にすぐに情報を参照できるようになりました。

　　

従来の手法では営業担当が各歯科医院様を回って指示書を受け取った際に、一度事務所に戻らないと過去の指示書を確認することができませんでした。それが、本システムでスマートフォンからも指示書の検索・閲覧が可能となったため、その場ですぐ情報の閲覧が可能になり、確認の手間が削減されました。

システム構成図イメージ